Compte-rendu du conseil d’administration ordinaire du 16 décembre 2016

Présents : Stéphanie T, Vincent, Franck, Christa, Renaud
Invités  : Julie, Romaric

Ordre du jour :
1) Retour sur le CA précédent
Organisation imaginée a-t-elle répondu à la problématique soulevée ?
Date du prochain CA
2) Point mensuels des commissions
Elevages (Renaud)
Site (Christa/Julie)
Vie associative (Vincent)

1) Retour sur le CA n°5 du 11 novembre 2016
L’organisation imaginée a-t-elle répondu à la problématique soulevée ?
Quels aménagements ?
La fréquence des réunions de CA est trop importante pour les membres du CA tout en étant nécessaire au fonctionnement de l’association.
Un nouveau fonctionnement est proposé :
Le bureau se réunit chaque mois (ou au besoin) afin de gérer les affaires courantes et prendre les décisions les plus urgentes.
Le conseil d’administration se réunira ainsi moins fréquemment. Nous évoquons tout de même un minimum de 3 réunions de Conseil d’Administration par an afin d’y débattre des choix importants pour l’association.
L’Assemblée Générale continuera (comme cela est prévu par les statuts) de se réunir chaque année au lancement de la saison. Les orientations pour l’année y seront décidées.
Les réunions de bureau ne donneront pas lieu à un procès verbal (les PV continueront d’être rédigés et publiés pour les CA et Ags)
La date du prochain CA n’est donc pas fixée (contrairement à ce qui était prévu dans l’ordre du jour), elle sera proposée par les membres du bureau selon les besoins de l’activité.

2) Point mensuel des commissions :

Elevages (Renaud) :

TÂCHES REGULIERES :
– vérifier que les consignes de soins sont respectées (faire évoluer les infos en conséquence) : quelques difficultés au lancement, ça roule maintenant (un mail a permis d’évoquer les principales erreurs possibles pendant les soins.
– vérifier que les consignes générales sont respectées par les visiteurs (et faire évoluer l’affichage en conséquence) Toujours le problème des pommes de terre, une nouvelle pancarte pour l’entrée a été faite et sera installée rapidement.
– remplir le tonneau d’eau : problème du gel, Renaud apporte de l’eau tiède quand c’est nécessaire.
– donner la nourriture déposée sous le panneau d’accueil (ça a été rajouté dans les soins quotidiens)

ANIMAUX
FAIT DEPUIS LE 11 NOVEMBRE
– baptiser les deux truies : « Saperli » et « Popette »
– les 4 bébés cochons d’Inde ont également été nommés : « Coton », « Neige », « Sucre » et « Nuage »
– que faire des cochons d’Inde qui vont naître : il sont restés à la ferme avec une attention particulière à la paille et aux protections (ça s’est bien passé et ils sont maintenant assez vigoureux pour que tout risque soit écarté)
– faire une réunion “responsables” de journée : un mail au bout d’un mois semble avoir réglé les petits ajustements nécessaires (restent quelques problèmes qui semblent difficilement résolvables)
– Nourriture au Carrefour Market. Un don régulier a été obtenu, une cagette est mise de côté deux fois par semaine.

A FAIRE
– solution à trouver contre l’installation des rats sous le poulailler
– trouver un véto pas cher
– trouver une filière pour un blé par cher (< 44 cts/kg)
– creuser un trou pour la mare aux oies (repoussé au printemps)
– améliorer le stockage des aliments au panneau d’accueil
– acheter des racloirs (un, deux?)

CONSTRUCTIONS
FAIT DEPUIS LE 11 NOVEMBRE
– finir de fixer les bûches au pied du grillage
– faire un abri pour l’hivernage des oies
– installer un composteur dans l’enclos
– achat d’une tente de réception pour confiner les volailles
– réalisation d’un second enclos

A FAIRE

– doubler le plancher du poulailler ?
– faire un abri pour stockage de la paille ?
– faire un abri pour la pluie
– CONFINER LES VOLAILLES (Obligations dues à la grippe aviaire)

 

Site (Christa et Julie) :
TÂCHES REGULIERES :
– vider les poubelles OK
– retourner le compost OK (remarque : présence de rongeurs)
– organiser l’accueil du samedi matin (présence, activités proposées…)
– organiser l’accueil des autres jours (comment rendre autonome ?)
– vérifier l’état des constructions et du matériel + acquérir le nécessaire Outils à réparer
– récupérer du matériel / répondre aux propositions de dons / acheter Volets et fenêtres
CONSTRUCTIONS
FAIT DEPUIS LE 11 NOVEMBRE
– récupérer du bois (volets, fenêtres, chutes Renaud)
– TABLE ABRIS : devis (pr rappel, cet aménagement sera réalisé par des élèves de lycée technique, ce sera leur projet annuel)
591€80 de Douglas (bois)
239€90 de temps machine
104€81 de quincaillerie
Prise en charge :
400€ Julie
191€80 + 104€81 Maison d’éveil (association car la table aura une accessibilité fauteuil roulant)
239€90 Ferme des Vaites

A FAIRE
– trouver un seau plus large pour les toilettes sèches
– Faire un toit aux toilettes sèches + faire les parois en « dur » (utilisation des volets récupérés)
– construire des bancs
– installer une balancelle
ACCUEIL DU PUBLIC
FAIT DEPUIS LE 11 NOVEMBRE

A FAIRE

– faire vivre le panneau d’accueil
– organiser l’accueil du samedi : présentations aux nouveaux, tâches aux adhérents, spécial « enfants »
– alimenter la corbeille keskonfé des samedis
– décorer
– réaliser une mare végétalisée (printemps)
CULTURES
FAIT DEPUIS LE 11 NOVEMBRE

– protéger la haie de fruitiers

A FAIRE

– améliorer la haie de fruitiers.
– finaliser les « carrés » de culture
– prévoir un « plan de culture »

Vie associative (Vincent) :
TÂCHES REGULIERES :
– programmer les réunions, fixer un ODJ et convoquer les participants OK
– rédiger les compte-rendus et les diffuser Classeur Renaud
– alimenter les réseaux sociaux (blog, FB…) OK
– répondre aux sollicitations (téléphone, mails, FB, courriers, visites…) OK
– entretenir les liens avec élus, financeurs, partenaires, Mail à M.Flegeau et M.Magnenet
Quelles relations avec la mairie ?
Une longue discussion est menée à ce sujet. Les promesses de T25 sont nombreuses et à ce jour aucune n’a été tenue. Les travaux devaient débuter fin mars 2016 en ce qui concerne les clôtures et les raccordements électiques et eau, à cette même période devait être déposée une DT concernant les cabanons. Ces travaux ont continuellement été repoussés et même la DT n’est à ce jour pas déposée. Nous n’arrivons pas à conclure ce point, nous évoquons différentes façons de nous faire entendre mais ne décidons rien ce jour.
– chercher des subventions, rédiger les dossiers Rotary, il faut faire la demande de subvention mairie 2017
– tenir à jour la compta, le fichier adhérents, la liste de diffusion OK
– informer la presse, répondre à ses sollicitations Nouvel article Presse Bisontine
– réaliser les affiches/flyers/bulletins Flyer 2017
BUREAU
FAIT DEPUIS LE 11 NOVEMBRE

– liste adhérents et liste diffusion à jour
– lien avec les élus/financeurs
– organisation de CA ouverts plus réguliers et structurés
– constituer un classeur rassemblant les PV de CA (à amener à chaque réunion)

A FAIRE
– recherche d’autres subventions potentielles
– réfléchir au cas des enfants (jurisprudence Romaric : lettre dégageant les responsabilités)
– dégager une compta permettant de savoir combien coûtent les animaux
– devenir refuge LPO (75€)
– contacter le CCH (pour éventuelle subv)
COMMUNICATION
FAIT DEPUIS LE 11 NOVEMBRE

– réseaux sociaux et blog (3 articles ce mois-ci)
– article Presse Bisontine
– plaquette de présentation de l’asso (en cours)

A FAIRE
– Flyer de présentation à terminer (rajouter le crédit photos)
– Continuer à publier un article minimum par mois sur le blog + réseaux sociaux
EVENEMENTS
FAIT DEPUIS LE 11 NOVEMBRE
A FAIRE

– prépa AG 2017 (Où ? Quand ? Comment?)
L’AG 2017 est fixée au dernier week-end des vacances de fév-mars : soit le 4 ou le 5 mars. Idées à développer : en faire une « journée des adhérents », occasion d’ouvrir la saison et la tenue de l’AG en fin d’après-midi sur le site.
– troc plantes au printemps
– spécial enfants en juillet
– portes ouvertes en septembre
Deux points importants concernant la vie de l’association n’ont pas pu être abordés faute de temps :
Le règlement intérieur (il avait été rédigé en même temps que les statuts et ne correspond pas à la réalité de la petite ferme actuelle)
Les droits de chacun sur le site (visiteurs, adhérents, bénévoles inscrits aux soins, bénévoles membres du Conseil d’Administration -ou du bureau-)
Ces deux points seront traités lors de la première réunion de bureau début janvier

Procès verbal rédigé par Renaud
le 20 décembre 2016

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